6.1.3合规义务
组织应:
a)确定并获取与其环境因素有关的合规义务;
b)确定如何将这些义务应用于组织;
c)在建立、实施、保持和改进其环境管理体系时必须考虑这些合规义务。
组织应保持其合规义务的文件化信息。
注:合规义务可能会给组织带来风险和机遇。
【理解要点】
1.合规义务能够导致需要应对的风险和机遇。识别和获取合规义务,并理解它们如何应用于组织是确保履行合规义务的第一步。使用获得的知识,组织应当建立、实施并保持一个过程一识别与其活动,产品和服务有关的环境因素的合规义务。这个过程应当能使组织来自相关方的新的或变化的需求和期望并为之做准备,以便适当时可以采取措施以保持符合性。组织也应当考虑计划的或新的开发以及新的或修改的活动、产品和服务如何影响其合规状况。
2.组织应当确保将合规义务的适当信息传达给在其控制下(包括外部供方,如承包商或供应商)工作的人员,这些人员的职责与履行合规义务相关或其行为会影响合规义务的履行。
3.环境管理体系中提及的与合规义务有关的部分概述如下,组织应当建立、实施并保持所需的过程并提供充分的资源以:
①建立包括承诺履行合规义务的环境方针(见5.2);
②识别、获取合规义务,并理解这些合规义务如何应用于组织(见4.2和6.1.3);
③建立环境目标时,考虑合规义务(见6.2);
④实现与合规义务有关的环境目标,通过:
--确定角色、职责、过程、方法和时间表,以实现与履行合规义务有关的环境目标(见6.1.4);
--采取运行控制措施(根据需要可包括程序)以履行合规的承诺以及实现与合规义务相关的环境目标(见8.1);
⑤确保所有在组织控制下工作的人员都意识到适用于他们的与履行合规义务相关的过程,以及不履行合规义务的后果(见7.3);
⑥确保所有在组织控制下工作的人员在其合规义务、适用于他们的与履行合规义务相关的过程、履行其合规义务的重要性等方面都具有所需的能力。该能力基于适当的教育、培训或经历(见7.2);
⑦建立与环境管理体系有关的信息交流过程,此时须考虑组织的合规义务(见7.4);
⑧定期评价合规义务的履行情况(见9.1.2);
⑨识别任何不合规或不符合的情况以及可预见的潜在的不合规或不符合,并立即采取措施以识别、实施和跟踪纠正措施(见10.1);
⑩保留文件化信息作为合规性评价结果的证据(见9.1.2);
?实施定期的环境管理体系审核时,关注与履行合规义务有关的内容(见9.2);
?实施管理评审时,考虑合规义务的变化(见9.3)。
合规义务的承诺体现了组织采用系统的方法实现和保持履行合规义务的期望。
4.组织可以访问一个或多个信息源,作为识别与其环境因素有关的法规要求一种手段。这些信息源可以包括政府、监管机构、行业协会或贸易集团、商业数据库和出版物,以及专业的顾问和服务。这个过程应当使组织能够预见新的或变更的法律要求并为此做准备,以便能够保持合规性。
5.组织还应当确定已采纳的、4.2中识别的来自于其他相关方的、与组织的环境因素相关的其他合规义务。
6.组织应当保持其合规义务的文件化信息,可以是登记表或清单的方式。这有助于保持对适用要求的认识和透明度。登记表应当定期评审以确保其保持最新。
登记表或清单可以包括:
--合规义务的来源,包括有关的相关方;
--合规义务的概述;
--合规义务如何与组织的环境因素和(或)相关方的有关要求相关。
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